Perlu diingat bahwa dalam beberapa struktur organisasi desa, fungsi pelayanan bisa jadi melekat pada Kasi Kesejahteraan, atau bahkan menjadi seksi tersendiri jika beban kerjanya tinggi. Namun, jika ada Kasi Pelayanan yang berdiri sendiri, perannya sangat krusial dalam memastikan masyarakat mendapatkan layanan publik yang cepat, mudah, dan transparan. Kasi Pelayanan merupakan unsur pelaksana teknis pemerintahan desa yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Desa.

Tugas Pokok Kasi Pelayanan Berdasarkan Undang-Undang Desa

Berdasarkan regulasi yang berlaku, tugas pokok Kasi Pelayanan dapat dirinci sebagai berikut:

1. Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Umum Masyarakat:

   • Bertanggung jawab penuh atas pelayanan surat-menyurat dan dokumen administrasi yang dibutuhkan masyarakat, seperti:
     • Surat Keterangan Domisili
     • Surat Pengantar Pembuatan Kartu Keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk (KTP)
     • Surat Keterangan Kelahiran, Kematian, dan Pernikahan (sebelum didaftarkan ke instansi terkait)
     • Surat Keterangan Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM)
     • Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM)
     • Surat Keterangan Lainnya sesuai kebutuhan masyarakat dan kewenangan desa.
   • Memastikan prosedur pelayanan transparan dan mudah diakses oleh seluruh masyarakat tanpa diskriminasi.
   • Menjaga kerahasiaan data pribadi pemohon layanan.

2. Pengelolaan Data Pelayanan dan Informasi Publik:

   • Mendata dan mengelola basis data penerima layanan serta jenis layanan yang diberikan.
   • Menyediakan informasi publik terkait prosedur, persyaratan, biaya (jika ada, sesuai regulasi), dan waktu penyelesaian pelayanan desa.
   • Mengelola media informasi desa (misalnya, papan pengumuman, website desa, atau media sosial) untuk penyebaran informasi pelayanan.
   • Mencatat dan mendokumentasikan setiap proses pelayanan yang diberikan.

3. Pengaduan dan Respon Cepat Pelayanan:

   • Menerima dan menindaklanjuti keluhan, saran, atau masukan dari masyarakat terkait kualitas pelayanan desa.
   • Berkoordinasi dengan perangkat desa terkait atau Kepala Desa untuk mencari solusi atas keluhan yang diterima.
   • Menyediakan saluran pengaduan yang mudah dijangkau oleh masyarakat.

4. Inovasi dan Peningkatan Kualitas Pelayanan:

   • Mengidentifikasi potensi dan peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan desa, misalnya melalui digitalisasi layanan atau penyederhanaan prosedur.
   • Mengusulkan program atau kegiatan yang bertujuan meningkatkan kepuasan masyarakat terhadap pelayanan desa.
   • Mendorong partisipasi masyarakat dalam memberikan umpan balik untuk perbaikan layanan.

5. Perumusan Kebijakan dan Program Pembangunan Terkait Pelayanan:

   • Berperan aktif dalam Musyawarah Perencanaan Pembangunan (Musrenbang) desa untuk mengusulkan program dan kegiatan yang berkaitan dengan peningkatan kualitas pelayanan publik di desa.
   • Menyusun Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa (RAPBDes) pada bagian yang menjadi kewenangan seksi pelayanan, memastikan alokasi anggaran untuk peningkatan sarana dan prasarana pelayanan.

6. Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan Pelaksanaan Pelayanan:

   • Melakukan pemantauan (monitoring) terhadap progres dan kualitas pelayanan yang diberikan.
   • Melakukan evaluasi berkala untuk mengukur tingkat kepuasan masyarakat dan efektivitas standar pelayanan yang diterapkan.
   • Menyusun laporan berkala (triwulanan, semesteran, atau tahunan) mengenai pelaksanaan tugas dan program di bidang pelayanan kepada Kepala Desa.
   • Mempertanggungjawabkan penggunaan anggaran yang dialokasikan untuk seksi pelayanan.

7. Pelaksanaan Tindakan Pengeluaran:

   • Melaksanakan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran atas beban Anggaran Belanja Desa sesuai dengan bidang tugasnya dan otorisasi dari Kepala Desa/Sekretaris Desa.

Fungsi Kasi Pelayanan

Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Kasi Pelayanan memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Fungsi Pelaksana Pelayanan Publik: Menjadi garda terdepan dalam memberikan layanan administrasi dan informasi kepada masyarakat secara langsung.
2. Fungsi Pengelola Data: Mengelola data dan informasi terkait pelayanan publik untuk mendukung efisiensi dan perbaikan layanan.
3. Fungsi Koordinator: Mengkoordinasikan dengan perangkat desa lain atau pihak eksternal untuk memastikan kelancaran dan penyelesaian layanan yang membutuhkan lintas sektoral.
4. Fungsi Pengawasan Internal: Memastikan bahwa standar operasional prosedur (SOP) pelayanan diterapkan dengan baik dan akuntabel.
5. Fungsi Penghubung: Menjadi jembatan komunikasi antara pemerintah desa dan masyarakat terkait kebutuhan dan permasalahan pelayanan.
6. Fungsi Inovator: Mengidentifikasi peluang untuk inovasi dan perbaikan berkelanjutan dalam penyediaan layanan publik.

Secara ringkas, Kasi Pelayanan adalah jantung dari pelayanan publik di desa. Peran ini sangat penting dalam membangun kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah desa, serta memastikan setiap warga desa mendapatkan haknya atas pelayanan yang berkualitas, cepat, dan transparan, sesuai dengan prinsip-prinsip tata kelola pemerintahan yang baik yang diamanatkan oleh Undang-Undang Desa.