Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI) Kepala Urusan (Kaur) Umum dan Tata Usaha (TU) di Desa, dengan mengacu pada semangat dan ketentuan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa beserta peraturan pelaksananya, seperti Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2014 (sebagaimana telah diubah terakhir dengan PP No. 11 Tahun 2019) dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 20 Tahun 2018 tentang Pengelolaan Keuangan Desa, serta Permendagri Nomor 84 Tahun 2015 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Desa.

Kaur Umum dan Tata Usaha merupakan salah satu unsur staf Sekretariat Desa yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Desa. Peran utamanya adalah membantu Sekretaris Desa dalam urusan pelayanan administrasi umum, kearsipan, dan ketatausahaan pemerintahan desa.

Tugas Pokok Kaur Umum dan Tata Usaha Berdasarkan Undang-Undang Desa

Berdasarkan regulasi yang berlaku, tugas pokok Kaur Umum dan Tata Usaha dapat dirinci sebagai berikut:

1. Pengelolaan Administrasi Umum dan Ketatausahaan:

   • Melaksanakan seluruh administrasi surat-menyurat yang meliputi penerimaan, pencatatan, pendistribusian, dan pengiriman surat masuk serta surat keluar, baik yang bersifat resmi maupun tidak resmi.
   • Membuat dan mengelola agenda surat, serta memastikan setiap surat tercatat dengan baik dan mudah ditemukan.
   • Menyusun konsep surat-surat dinas atau memorandum sesuai arahan Kepala Desa atau Sekretaris Desa.
   • Menyiapkan dokumen dan keperluan untuk rapat-rapat atau pertemuan di kantor desa.

2. Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Umum Masyarakat:

   • Membantu dalam pelayanan pembuatan surat-surat keterangan bagi masyarakat, seperti surat keterangan domisili, surat pengantar, dan lain-lain, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
   • Mencatat dan mengadministrasikan data kependudukan dasar desa, meskipun pengelolaan data kependudukan secara spesifik seringkali menjadi ranah Kepala Seksi Pemerintahan atau petugas khusus. Kaur Umum mendukung aspek administrasinya.
   • Memberikan informasi umum yang dibutuhkan masyarakat terkait layanan desa.

3. Pengelolaan Kearsipan Desa:

   • Mengelola seluruh dokumen dan arsip desa, baik dalam bentuk fisik maupun digital, secara sistematis dan sesuai kaidah kearsipan.
   • Melakukan klasifikasi, indeksasi, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip agar tetap aman, mudah diakses, dan tidak rusak.
   • Membuat daftar retensi arsip dan melakukan penyusutan arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi sesuai ketentuan.
   • Menyediakan arsip yang dibutuhkan untuk keperluan pemerintahan desa atau masyarakat dengan prosedur yang berlaku.

4. Pengelolaan Inventaris Barang dan Aset Desa:

   • Mencatat dan memelihara buku inventaris barang milik desa, termasuk peralatan kantor, kendaraan dinas, dan aset bergerak lainnya.
   • Melakukan penomoran dan penandaan aset desa.
   • Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan kebersihan sarana prasarana kantor desa, termasuk gedung, halaman, dan peralatan kantor.
   • Mengusulkan pengadaan atau perbaikan sarana prasarana kantor jika diperlukan.

5. Pengelolaan Perjalanan Dinas dan Protokoler:

   • Mengurus administrasi perjalanan dinas Kepala Desa dan perangkat desa lainnya.
   • Menyiapkan akomodasi dan transportasi jika diperlukan untuk kegiatan kedinasan.
   • Membantu dalam urusan protokoler untuk acara-acara resmi desa.

6. Penyusunan Laporan dan Pertanggungjawaban:

   • Menyusun laporan berkala mengenai pelaksanaan tugas di bidang umum dan tata usaha kepada Sekretaris Desa.
   • Membantu Sekretaris Desa dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban Kepala Desa pada bagian yang menjadi kewenangannya.

7. Pelaksanaan Tugas Lain dari Atasan:

   • Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Desa atau Kepala Desa yang berkaitan dengan administrasi umum, ketatausahaan, dan kearsipan.

Fungsi Kaur Umum dan Tata Usaha

Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Kaur Umum dan Tata Usaha memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Fungsi Administratif: Melaksanakan seluruh kegiatan administrasi perkantoran desa, termasuk surat-menyurat, pengarsipan, dan pencatatan inventaris.
2. Fungsi Pelayanan Internal: Memberikan dukungan administratif kepada seluruh perangkat desa dalam menjalankan tugasnya, seperti penyiapan dokumen atau keperluan rapat.
3. Fungsi Pelayanan Eksternal: Membantu dalam memberikan pelayanan dasar administratif kepada masyarakat, terutama terkait penerbitan surat keterangan atau informasi umum.
4. Fungsi Pengelolaan Data: Mengelola data dan informasi terkait inventarisasi aset desa dan kearsipan secara akurat dan tertib.
5. Fungsi Pendukung: Mendukung kelancaran operasional pemerintahan desa melalui pengelolaan sarana prasarana kantor yang baik.

Secara keseluruhan, Kaur Umum dan Tata Usaha berperan sebagai penopang utama kelancaran administrasi pemerintahan desa. Dengan tertibnya administrasi dan kearsipan, proses pelayanan kepada masyarakat dapat berjalan efektif dan efisien, serta mendukung akuntabilitas pengelolaan aset desa sesuai dengan amanat Undang-Undang Desa.